VOM ARBEITSALLTAG ZUM RAUMKONZEPT: SO ENTSTEHT DIE NEUE ARBEITSWELT AM BLECHERHOF
The Tomorrow Office Experiment
Wie arbeiten wir eigentlich wirklich?
Diese Frage haben sich Möbel- und Medientechnik-Expertin Charlotte und Innenarchitektin Tamara vom Team zgoll: gestellt: Sie gestalten den Umbau des Blecherhofs aktiv mit. Um das Konzept für zukünftige Nutzung unserer Flächen zu entwickeln, haben die beiden das Team nach seiner Arbeitsweise befragt und lassen diese Erkenntnisse jetzt in die weitere Planung einfließen.
Eine der wichtigsten Einsichten war dabei:
Hybrides Arbeiten findet häufig unsichtbar statt
Fast 30 Menschen arbeiten bei zgoll: miteinander, aber längst nicht alle befinden sich gleichzeitig am selben Ort. Trotzdem läuft der Austausch permanent weiter. Videokonferenzen, Chats und digitale Zusammenarbeit gehören fest zum Alltag.
Charlotte beschreibt diese Beobachtung so:
„Es ist häufig so, dass nicht alle von unseren 30 Leuten am Hof sind. Tatsächlich und trotzdem kommunizieren wir aber permanent miteinander.“
Für die Büroplanung ist das entscheidend. Die sichtbare Belegung einer Fläche sagt wenig darüber aus, wie intensiv dort gerade kommuniziert wird. Jemand sitzt vielleicht allein an seinem Arbeitsplatz, befindet sich aber gleichzeitig in einer Videokonferenz mit mehreren anderen Personen.
Deshalb müssen in hybriden Arbeitswelten physische und digitale Zusammenarbeit gemeinsam gedacht werden.
Moderne Büros brauchen Raum für Begegnung und Rückzug
Aus Umfragen und Gesprächen mit den Mitarbeitenden kristallisieren sich zwei Wünsche besonders deutlich heraus, die auf den ersten Blick gegensätzlich sind: mehr Austausch und mehr Rückzugsmöglichkeiten.
Tamara fasst das so zusammen:
„Wir haben in den Umfragen gesehen, dass der Wunsch ist nach Socializing ganz stark da ist.“
Wer ins Büro kommt, möchte Kolleginnen und Kollegen treffen. Dafür braucht es offene Bereiche, in denen spontane Gespräche entstehen können. Gleichzeitig steigt durch Videokonferenzen und digitale Kommunikation der Bedarf an Orten, an denen konzentriertes Arbeiten und ungestörte Gespräche möglich sind.
Ein modernes Büro braucht deshalb nicht den einen perfekten Raum, sondern einen Mix unterschiedlicher Arbeitsbereiche.
Medientechnik im Büro muss einfach funktionieren
Technik spielt in modernen Meetingräumen eine zentrale Rolle. Doch eine umfangreiche Ausstattung bringt wenig, wenn sie kompliziert zu bedienen ist: Die Medientechnik sollte schnell verfügbar und zuverlässig sein. Niemand möchte vor dem eigentlichen Meeting erst unterschiedliche Fernbedienungen ausprobieren oder Eingänge suchen.
Die ideale Lösung funktioniert deshalb unauffällig und intuitiv: Raum betreten, Meeting starten, arbeiten. So wird Technik nicht zum Mittelpunkt des Raumes, sondern zum Werkzeug, das zuverlässig unterstützt. Doch was bedeutet das für die medientechnische Planung?
Erst die Nutzung planen, dann die Technik
Entscheidend ist es, zunächst zu klären, was Menschen in einem Raum tun möchten.
Ein Team, das gemeinsam Projekte vorbereitet, benötigt andere Möglichkeiten als zwei Personen in einem kurzen Abstimmungsgespräch. Ein Fokusbereich wiederum braucht möglicherweise gar keine umfangreiche Videokonferenztechnik.
Statt zu fragen: „Welche Technik bauen wir in diesen Raum?“ sollte die Frage deshalb lauten: „Welche Aufgabe soll dieser Raum besonders gut unterstützen?“ Erst daraus lassen sich Medientechnik, Möblierung und weitere Ausstattung ableiten.
Raumakustik und Licht entscheiden mit über gute Meetings
Doch auch ein hochwertiges Display, eine gute Kamera und Mikrofone reichen nicht aus, wenn der Raum selbst nicht funktioniert. Vor allem Raumakustik und Beleuchtung beeinflussen, wie angenehm ein Meeting erlebt wird.
„Jeder Raum, der technisch gut ausgestattet ist, kann noch so tolle Technik beinhalten – wenn man nicht auch auf zum Beispiel die Akustik oder auch die Beleuchtung schaut, funktioniert er nicht optimal.“, berichtet Charlotte aus eigener Erfahrung.
Hall erschwert die Verständlichkeit – sowohl für Menschen im Raum als auch für Remote-Teilnehmende. Gleichzeitig können schlechte Lichtverhältnisse dafür sorgen, dass Gesichter und Reaktionen in Videokonferenzen kaum erkennbar sind.
Deshalb gehören Medientechnik, Licht, Akustik und Möblierung gemeinsam in die Raumplanung.
Welche Rolle spielt KI bei der Büroplanung?
Auch künstliche Intelligenz kommt in unserem Projekt zum Einsatz. Sie unterstützt beispielsweise bei Auswertungen, Präsentationen und administrativen Aufgaben.
Gerade Rückmeldungen aus Umfragen lassen sich damit schneller strukturieren. Trotzdem sehen Charlotte und Tamara klare Grenzen. Viele wichtige Informationen entstehen erst im persönlichen Gespräch.
Tamara beschreibt diese Erfahrung so:
„Wir haben festgestellt, dass Kolleginnen und Kollegen auf uns persönlich zutreten und spontan Wünsche oder Sorgen mit uns teilen. Das sind natürlich Dinge, die kann eine KI gar nicht wissen.“
KI ist also Sparringspartner und Werkzeug: KI kann Informationen strukturieren. Um zu verstehen, was Menschen an ihrem Arbeitsplatz wirklich brauchen, bleibt der persönliche Austausch entscheidend.
Neue Räume brauchen neue Spielregeln
Neue Möbel und Räume führen nicht automatisch dazu, dass Menschen anders arbeiten. Alte Gewohnheiten sind hartnäckig und bleiben bestehen. Deshalb müssen Regeln für die neuen Bereiche entwickelt werden – gemeinsam mit den Mitarbeitenden.
Für einen Fokusbereich könnte beispielsweise gelten, dass dort keine längeren Videokonferenzen oder lauten Telefongespräche stattfinden. Andere Flächen sind dagegen bewusst für ein offene, hörbare Kommunikation gedacht.
Flexible Arbeitswelten statt fertiger Endzustand
Trotz Befragungen und genauer Planung wird sich nicht jede Entscheidung schon vorab als richtig oder falsch herausstellen. Manche Dinge müssen ausprobiert werden.
Deshalb wird die neue Arbeitswelt am Blecherhof bewusst veränderbar bleiben. Durch flexible Möbel und anpassbare Bereiche kann so auf Erfahrungen aus dem Alltag reagiert werden.
Tamara bringt den Ansatz auf den Punkt:
„Wir müssen einfach so anpassungsfähig wie möglich bleiben, damit wir immer wieder abfragen können: Passt unser Arbeitsplatz noch zu uns?“
Genau darin liegt ein wichtiger Unterschied zu klassischen Büroplanungen, wie sie bis heute Gang und Gebe ist. Die neue Fläche wird nicht einmal geplant und anschließend über Jahre unverändert genutzt. Stattdessen entwickelt sie sich weiter – gemeinsam mit den Menschen und ihren Arbeitsweisen.