"Inspired Office" - Fünf Ideen für eine zeitgemäße Büroumgebung nach Corona
Früher eher die Ausnahmen, heute plötzlich gelebter Alltag: Das Homeoffice. Die vergangenen Monate haben bewiesen, dass das Prinzip funktioniert. Die meisten Tätigkeiten werden hier schneller und fokussierter gelöst. Der Wegfall des Arbeitswegs spart Zeit und schont die Umwelt.
Doch viele Unternehmen wünschen sich eine (zumindest teilweise) Rückkehr Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die alten Büros. Dazu benötigt es gute Argumente. Was also kann ein Büroarbeitsplatz seinen Nutzerinnen und Nutzern gegenüber dem Homeoffice an Mehrwert bieten?
Das braucht ein "Inspired Office"
Die Antwort: Die Inspiration, die durch das direkte Miteinander und den Austausch mit anderen Menschen entsteht; die täglich gelebte und gefühlte Unternehmenskultur und Werkzeuge oder Technologien, die zuhause fehlen. Durchdachte Raum- und Technikkonzepte können diese Aspekte besonders fördern und pflegen und Büros zu „Inspired Offices“ werden lassen. Dazu müssen vorhandene Flächen angepasst werden.
Eine der wohl größten Veränderungen ist hier die Anzahl der festen Arbeitsplätze. Büros nach Corona benötigen deutlich weniger Schreibtische, dafür aber wesentlich mehr dynamische Arbeitsflächen und Begegnungsstätten – Kreativbereiche, die sich für interaktives, gemeinsames Arbeiten eignen.
Auch die technische Ausstattung muss sich weiterentwickeln: In vielen Unternehmen sind die Besprechungsräume noch aus der Zeit vor Corona, in der Videokonferenzen häufig der Leitungsebene vorbehalten waren. Heute verfügen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Ebenen über ausgiebige Erfahrungen mit täglichen Videokonferenzen und ein professionell ausgestattetes Homeoffice. Dies führt zu hohen Erwartungen bei der Rückkehr an die alten Arbeitsflächen. Wie können diese Erwartungen erfüllt werden? Wie können Unternehmen Büroumgebungen mit Mehrwert schaffen?
Idee 1: Buchbare Arbeitsbereiche statt fester Plätze
Wer häufig im Homeoffice arbeitet, braucht nicht unbedingt einen festen Platz im Büro. Schaffen Sie stattdessen auch Arbeitsplätze, die bei Bedarf per App buchbar sind. Mit der richtigen Ausstattung sind auch solche Arbeitsbereiche individuell konfigurierbar – zum Beispiel durch elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, die sich automatisch auf das persönliche Profil des oder der Nutzenden anpassen. Busy Lights können den Belegungsstatus und somit die Verfügbarkeit eines Arbeitsplatzes anzeigen.
Idee 2: Touch Down-Points für Zwischendurch
Zwischen zwei Meetings sind ein paar Minuten Zeit, um z.B. schnell die Emails abzurufen? Kleine Touchdown-Arbeitsplätze, die sich an größere Workshop-Bereiche oder Meeting-Räume anschließen, sind ideal für die Überbrückung verschiedener Arbeitsformen: Egal, ob man nur zwischen zwei Meetings mal die Mails checkt, sich mit Kollegen austauscht oder mit externen Besuchern einen kurzen Workshop abhält. Gerade die Mischung verschiedener Raumformen ermöglicht den für die hybride Arbeitswelt so wichtigen Austausch untereinander und bietet kleine Absprungpunkte, die zum verbindenden Element zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit werden.
Idee 3: Technik, die Nähe schafft
Team A sitzt im Headquarter, Team B in der Zweigstelle in einer anderen Stadt: Hybride Konferenzräume sorgen dafür, dass sich bei Videokonferenzen trotzdem ein Gefühl der Nähe einstellt. Ein Best-In-Class Beispiel ist hier die Cisco Room Panorama: Egal, ob in Cisco Webex oder Microsoft Teams – dieses System ist nicht nur das perfekte Tool für lange Mehrpunktkonferenzen, sondern gerade auch für „Round Table“- Situationen, wo es nicht nur um Inhalte geht, sondern vor allem darum, dem Gegenüber ins Auge zu schauen. Durch die Verbindung zwischen zweier Panorama-Systeme verschwinden die Grenzen der technisch vermittelten Kommunikation und beide Gegenstellen werden zu einem großen Raum, in dem alle Teilnehmer am (gefühlt) gleichen Tisch sitzen.
Idee 4: Videoboxen für Einzelkonferenzen
In der hybriden Arbeitswelt werden Videokonferenzen auch in Zukunft den Alltag bestimmen. Doch während sich im Homeoffice jeder seinen eigenen kleinen Videokonferenzplatz geschaffen hat, fehlen in herkömmlichen Büros genau solche optimierten Einzel-Videokonferenzlösungen. Videokonferenzen, selbst mit Headset, sind in Open Space Büros kaum machbar. Die bestehenden Videokonferenzräume müssen für größere Besprechungen verfügbar sein. Engpässe und Konflikte sind hier vorprogrammiert.
Die Lösung: Videoboxen als Raum-in-Raum-System, mit dem sich bestehende Flächen problemlos nachrüsten lassen. Sie bieten ein integriertes Belüftungssystem inklusive UVC-Entkeimung und eine für Videokonferenz optimierte Beleuchtung, Rückwand und Abstände.
Idee 5: (Tee-)Küche aufwerten
Schon früher wurden viele wichtige Gespräche beim Kaffeemachen in der Teeküche geführt. Gestehen Sie diesem Raum den kommunikativen Stellenwert zu, den er eigentlich schon immer hatte, und werten Sie ihn auf. Denn hier nimmt man gemeinsam Mahlzeiten ein und tauscht sich in entspannter Atmosphäre aus. Die Küche ist ein sozialer Knotenpunkt, der alle Mitarbeiter:innen und Unternehmensbereiche verbindet. Jede Wertschätzung dieses Raumes ist Zeichen der Wertschätzung Ihrer Belegschaft und einer Unternehmenskultur, die das Miteinander und den Austausch fördert. Eine Ausstattung mit zusätzlicher Technik, z. B. einem Cisco Webexboard, unterstreicht den kommunikativen Charakter und unterstützt die interne Kommunikation, z. B. durch die Veröffentlichung von Belegungsplänen für alle Meeting-Räume, Unternehmensnews oder den Wochenplan der Betriebskantine.